X
نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری دارای مکانیزمی است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق اعمال مدیریت اثر بخش و کاربر مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از : گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان، جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان ، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری، اعمال کنترل مناسب بر کاربران، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات، بهبود ارتباطات درون سازمانی.سیستم اتوماسیون اداری وظیفه بر قراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده دار است.
نرم افزار اتوماسیون اداری دارای مکانیزمی است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق اعمال مدیریت اثر بخش و کاربر مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از : گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان، جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان ، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری، اعمال کنترل مناسب بر کاربران، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات، بهبود ارتباطات درون سازمانی.سیستم اتوماسیون اداری وظیفه بر قراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده دار است.

این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می کند . پردازشگر های متن ، پست الکترونیک ، ارسال صدا ، ارسال فاکس ، ویدئو کنفرانس و کنفرانس صوتی از ابزار هایی که می تواند در این مجموعه به کار رود . سیستم اتوماسیون اداری از سیستم کارتابل و مدیریت فرآیند ها تشکیل می شود که با سیستم دبیر خانه ، سیستم های پردازش عملیات و سیستم ارشیو در ارتباط است. بنابراین در یک مجموعه کامل اتوماسیون اداری کلیه عملیات سازمان ازطریق سیستم های نرم افزار های سازماندهی می شود.


نگهداری سوابق مکاتبات اداری جهت سهولت دسترسی و ارایه پاسخ‌های به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری همواره یکی از پیچیده‌ترین امور هر سازمان بوده و علیرغم پیشرفت ارتباطاتی، مشکل به شکل گسترده‌ای در سازمان‌های خصوصی و دولتی دو چندان شده است.

بکارگیری تکنولوژی در اتوماسیون اداری

در تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی موضوعی به نام جریان کار خودکار وجود دارد که افراد می توانند با استفاده از این نرم افزار اسناد و مدارک ( مثل فاکتور خرید و فروش، چک یا سفارش مشتری ) رد و بدل نمایند و آنها را جهت اقدام و پردازش به محل ها مربوطه بفرستند . برای مثال ، می توان با استفاده از کامپیوتر یک سند هزینه تهیه کرد که مدیر مربوطه می تواند آن را کنترل کند و از طریق پست الکترونیکی به اطلاعات کارکنان ذیربط برساند . با استفاده از این سیستم می تواند بدون دخالت دست انسان تمام امور را انجام داد . شرکت های کوچک هم می توانند با استفاده از این سیستم کار های خود را انجام دهند.


چنین پرسشی برای مدیریت سازمان ها مطرح است . « چگونه می توان از این توان بسیار بالای محاسباتی استفاده کرد ؟ » همانند مورد بالا ، تکنولوژی اطلاعاتی پیشرفته می تواند به گونه ای عمل کند که محیط خارجی سازمان و اطلاعات مربوط به آن بر روی یک صفحه ، در جلوی چشمان مدیریت عالی اجرایی نقش ببندد. حال این پرسش مطرح است که آیا مدیریت سازمان باید از این توان قدرت بالا برای هر چه بیشتر متمرکز نمودن امور یا اعمال کنترل شدید تر بر سازمان استفاده کند ، یا اینکه باید به اعضای سازمان اطلاعات لازم را بدهد که با استقلال بیشتری کار کنند ؟ تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می تواند همه نوع اطلاعات درباره مشتریان ، بازار ، نوع خدمات و کارایی واحد یا سازمان به کارکنان بدهد و بعضی از سازمان ها در جهت تشدید سلسله مراتب اداری ، متمرکز نمودن فرایند تصمیم گیری و یکنواخت کردن کار ها ، از این تکنولوژی جدید استفاده می کنند، ولی در بیشتر موارد سازمان ها تکنولوژی مزبور را در جهت غیر متمرکز نمودن سازمان به کار می برد . و اثرات آن در فرایند های مدیریت و طراحی سازمان ها قابل مشاهده است.


سیستم های جامع اتوماسیون اداری، به نقشی حساس در ادارات مدرن دست یافته اند، واژه پردازها جای ماشین های تحریر را گرفته اند و کاربرگهای الکترونیکی ، دفاتر کل را بی استفاده کرده اند .
برنامه های پایگاه اطلاعاتی اوراق حجیم اطلاعات کاغذی را حذف کرده و برنامه های نگهداری اطلاعات شخصی ، جایگزین پرونده های حجیم و کاغذی و اطلاعات کارکنان شده اند.


برچسب ها : اتوماسیون اداری , نرم افزار اتوماسیون اداری , سیستم اتوماسیون اداری ,
+ نوشته شده در شنبه 1 تير 1398ساعت 11:02 توسط نیلوفر | | تعداد بازدید : 7

آگهی رايگان‎ ترجمه تخصصي دانلود مقاله شارژ همراه اول‎ طلاق توافقی‎ ویرایش مقاله هزینه ویرایش مقاله انگلیسی موضوع پایان نامه مدیریت موضوع رساله دکتری مدیریت پروپوزال پایان نامه مدیریت پایان نامه مدیریت پایان نامه DBA سایت تبلیغاتی درج آگهی رایگان ثبت تبلیغ رایگان Political analysis ترجمه مقاله ویرایش مقاله ترجمه مقاله پزشکی شهر سوال پاسخ به سوالات مذهبی ترجمه فوری مقاله ترجمه کتاب ترجمه مقاله ترجمه مقاله ISI‎